Excel : notre guide pour l’utilisation des fonctions et des formules

Excel figure parmi les logiciels incontournables de la suite bureautique Office de Microsoft. Il est notamment requis pour la création de tableaux, de plannings, de bases de données ou de graphiques. Cet outil permet également d’effectuer des calculs automatisés. Encore faut-il en maîtriser les différentes fonctionnalités.

Une introduction rapide à Excel

Techniquement, Excel est un logiciel tableur inclus dans la suite Microsoft Office. Cet outil peut être utilisé avec Windows, Mac, Android, Linux. Il se révèle très utile dans la gestion des tâches financières ou encore des ressources humaines. Le logiciel se présente en effet sous la forme d’un tableau qui facilite les calculs ainsi que les statistiques.

Les utilisateurs disposent des fonctions automatiques : SOMME, Nombre NB, SI, MOYENNE, MIN et MAX, date et heures. Grâce à Excel, l’entreprise gagne en productivité. Le tableur offre des formules adaptées aux exigences des utilisateurs. À cela s’ajoute l’automatisation des tâches, la saisie ainsi que le traitement des données puisqu’il s’agit d’un logiciel flexible.

Passer du statut de débutant à celui d’utilisateur intermédiaire

Excel répond aussi bien aux attentes des particuliers que des professionnels. Apprendre davantage sur ses fonctionnalités vous permettra d’apporter une valeur ajoutée à votre CV. À noter que plus de 85 % des entreprises utilisent Excel pour le traitement et l’analyse des données. Autrement dit, les formations s’imposent pour passer du statut de débutant à celui d’intermédiaire. Les différentes fonctionnalités sont mises en exergue par exemple sur le blog de Cleex, une plateforme dédiée aux guides complets pour maîtriser Excel.

Le but est de permettre aux utilisateurs de produire des tableaux de bord en un rien de temps. Vous apprendrez à créer des formules à intégrer dans les tableaux Excel, à construire des tableaux de bord professionnels. Les fonctionnalités facilitent la réalisation de devis, de factures, de calendriers prévisionnels. En tant que particulier, vous pouvez vous servir du logiciel pour faire les listes de courses ou pour gérer les dépenses quotidiennes.

Comment apprendre à utiliser rapidement les fonctions de base ?

Malgré ses nombreuses fonctions, Excel est un logiciel assez facile à prendre en main. De nombreuses ressources permettent d’ailleurs de maîtriser cet outil malgré les variantes qui ont été intégrées dans les nouvelles versions. Ainsi, les raccourcis s’avèrent très utiles pour gagner du temps. C’est le cas par exemple des classiques comme « Ctlr+S » pour sauvegarder ou « Ctrl+C » pour copier. De plus, « F9 » est utilisé pour recalculer les données tandis que « CTRL+; » permet d’insérer automatiquement la date du jour. Il est également possible d’insérer l’heure grâce au raccourci « CTRL+: » et d’atteindre une cellule avec F5. Et pour effectuer un collage spécial, il vous suffit d’appuyer sur « CTRL+ALT+V ». Le raccourci « CTLR+F1 » est prévu pour masquer/réafficher le ruban des fonctionnalités.

Pour maîtriser rapidement les fonctions de base, il vous faut déjà les connaître afin de tirer profit de la puissance du logiciel. Pour aller plus loin, il est judicieux de vous former aux formules de mathématiques et de trigonométrie. Aussi, vous pouvez obtenir un nombre entier aléatoire entre deux bornes en utilisant le raccourci « ALEA.ENTRE.BORNES(1 ;42) » par exemple. La fonctionnalité « ARRONDI » vous aide à arrondir un nombre à la valeur inférieure ou supérieure. Pour ce faire, tapez « ARRONDI.INF » ou « ARRONDI.SUP ». Il vous est aussi possible d’arrondir à un multiple spécifique en appliquant « ARRONDI.AU.MULTIPLE ». Comptez surtout sur les fonctionnalités pratiques comme « PGCD », « PI », « PRODUIT », « PUISSANCE », « ROMAIN » ou « SOMME ».

Approfondissez vos connaissances : découvrez les formules plus complexes

Approfondir ses connaissances d’Excel consiste à maîtriser les fonctions de calcul, mais aussi les recherches avancées. Les formules plus complexes vous permettent en effet d’imbriquer les différentes fonctions en vue de réaliser des actions complexes : tests, extractions de texte, calculs entre les dates, recherches spécifiques. Il vous faudra maîtriser les fonctions complexes pour pouvoir créer des formulaires de saisie, d’effectuer des calculs matriciels, d’analyser différentes hypothèses. À ceux-là s’ajoutent les fonctions statistiques telles que : NB, NBVAL, NB.VIDE, ECART.MOYEN, FREQUENCE, MIN, MAX, RANG, MODE, VAR, QUARTILE, CENTILE, GRANDE.VALEUR, PETITE.VALEUR…

Excel inclut aussi les fonctions Base de Données : BDECARTYPE, BDECARTYPEP, BDMAX, BDMIN, BDPRODUIT, BDSOMME… La maîtrise des fonctions financières vous permet de demeurer productif. Il s’agit notamment des fonctions VPM, VC, TAUX, PRINCPER, NPM, ISPMT, INTPER. Ce dernier est généralement utilisé pour le calcul de l’intérêt payé.

Comment donner du sens à vos données ?

L’analyse des données s’effectue dans l’onglet « Accueil ». Le logiciel vous permet effectivement d’analyser les données puis d’afficher les visuels, des graphiques, des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez soit essayer avec les questions suggérées, soit poser une question spécifique qui vous aidera à analyser les données. Une technique simple contribue au gain de temps. Elle consiste à sélectionner les champs et la manière de les analyser. Le processus se révèle alors plus court, ce qui réduit drastiquement les suggestions. Attention, la fonction « analyse des données » peut ne pas aboutir dans certains cas. Pour l’heure, il est impossible d’analyser les jeux de données de plus de 1,5 million de cellules. De même, Excel ne peut pas analyser les chaînes du type « 2017-01-01 ».

Toutefois, les utilisateurs peuvent toujours se référer aux types de traitement de données disponibles. C’est notamment le cas des fonctions : RANG, TENDANCE, HORS NORME, MAJORITE… Quoi qu’il en soit, l’analyse des données sur Excel vise à optimiser la compréhension des informations traitées. Cette fonctionnalité permet de mieux comprendre les données sans devoir réaliser des formules complexes. Le logiciel fournit les tendances, les visuels ainsi que les modèles de haut niveau en quelques clics.

Par ailleurs, quelques astuces visent à rendre les tableaux sous Excel plus attractifs. Les données n’en seront que plus lisibles. Pour ce faire, cliquez sur la barre « Mise en forme » puis déroulez le menu « Affichage » ainsi que la « Barre d’outils ». Il vous suffira de cocher sur l’option « Mise en forme ». De plus, vous pouvez choisir la « Couleur de remplissage » en cliquant sur la barre d’outils « Mise en forme ».