Intranet d’entreprise : pourquoi votre entreprise devrait en avoir un ?

Nous vivons dans un monde connecté. Tout ce qui nous entoure est facilement accessible s’il est numérisé, y compris les relations entre les personnes, d’où la nécessité d’adopter un intranet au sein d’une entreprise.

Nous parlons d’un système de communication accessible uniquement au personnel d’une entreprise, qui leur permet de collaborer, de communiquer, de gérer des activités partagées et donc à terme de simplifier les processus organisationnels. S’il est utilisé correctement, c’est un outil très efficace pour former une culture d’entreprise mais aussi pour suivre l’impact économique de chaque activité individuelle grâce au calcul d’un ROI (retour sur investissement).

Puisqu’il optimise les activités, il est utile dans toute réalité commerciale plus ou moins grande, qu’il aide les processus commerciaux à devenir plus flexibles mais en même temps contrôlés.

Pourquoi votre entreprise devrait en avoir un ?

Voici 7 raisons pour lesquelles chaque entreprise devrait avoir un intranet :

1. Il vous permet de planifier les activités quotidiennes au sein d’un bureau ou d’un service de l’entreprise. Les intranets les plus modernes permettent de créer des espaces virtuels au sein desquels vous pouvez créer des check-lists à cocher une fois l’activité correspondante réalisée. Vous pouvez télécharger des images, des PDF, des diagrammes et chaque utilisateur a son propre profil ;
2. Éliminez le papier en informatisant les processus. Les procédures papier deviennent électroniques et tout cela se traduit par un plus grand contrôle et une plus grande rapidité. Si les processus internes sont efficaces, les réponses et estimations qui en découlent le seront également ;
3. Le personnel situé dans différentes succursales ou bureaux apprend à collaborer. Quel est l’inconvénient de travailler avec des collègues distants ? Souvent, les visages et les compétences ne sont pas connus. Avec l’adoption d’un intranet, vous disposez cependant d’un moteur de recherche qui contient toutes les informations relatives à vos collègues, y compris les passions et les données personnelles (s’il y a autorisation de l’intéressé évidemment) ;
4. Une plus grande implication dans les activités de l’entreprise. Dans un environnement de travail collaboratif, chaque employé se sent partie intégrante de la réalité qui l’entoure et travaille plus activement et avec plus de passion pour atteindre les objectifs d’affaires ;
5. La communication interne sera plus efficace. L’intranet est le moyen idéal pour communiquer sur les horaires, les jours de fermeture, les ponts, les événements et l’actualité. Les moments positifs et les réussites de la vie de l’entreprise peuvent également être partagés, dans le but d’impliquer encore plus les salariés dans la réalité du travail ;
6. Rendre les documents facilement traçables. Grâce à un intranet, il est possible de publier et de diffuser des documents, des fiches de salaire, des circulaires, des listes de prix, des brochures et de tout rendre facilement traçable grâce à un système de recherche.
7. Réduisez les e-mails et les appels téléphoniques. Communiquer sera beaucoup plus simple et traçable. L’objectif doit être d’éliminer progressivement les emails et les appels téléphoniques qui dispersent l’information, pour canaliser toute la communication au sein d’un seul outil et donc pouvoir la préserver dans le temps.

Caractéristiques d’un intranet réussi

Chaque employé aura accès à la plateforme via ses identifiants. Dès le premier accès, une série de dynamiques entrent en jeu qui conduisent à ce que l’intranet soit utilisé par presque tout le monde. Pour faciliter son succès, il faut certainement soigner l’expérience utilisateur, pour que la plateforme soit intuitive et simple à utiliser. Rappelons que ce système de communication a été créé dans le but de favoriser le travail de chacun et pour que cela soit possible il faut que les différentes fonctions soient réellement utilisables.

Pour évaluer correctement les besoins des utilisateurs réels, il convient de prêter attention à quelques aspects :

• Demander aux gens de montrer leurs processus pour que l’on puisse voir, sur le terrain, les problèmes qu’ils peuvent rencontrer ;
• Demandez des histoires et des situations spécifiques pour comprendre le contexte ;
• Soigner la partie design est également fondamental car plus la présentation graphique sera épurée avec les fonctions d’accès rapide clairement mises en avant, plus les utilisateurs seront incités à utiliser cet outil

Enfin, notre conseil est de concevoir avec soin l’ensemble de la structure que vous souhaitez créer afin de réaliser un investissement rentable. Pour ce faire, Edana est à votre entière disposition pour vous conseiller et étudier une solution personnalisée en fonction des besoins de l’entrepreneur.